Memorias Secretaria

 

 



SECRETARIA DE LA UTG

Memorias de secretaria para el 2016

1.- Salvaguardar la información de la Universidad, Actas, Acuerdos, Estatutos, Información de los departamentos y equipos.

 

En este año se ha trabajado en conjunto con Pigmalión y se ha transferido toda la información a la página web bajo Universidad. Se ha abierto un espacio para los acuerdos tomados en cada reunión, el orden del día se trabaja desde la web, se ha abierto un espacio para los anexos de los órdenes del día permitiendo que la información este abierta a todos. Se está utilizando el tablón de anuncios de la web para anunciar las actividades de la universidad y sus departamentos.

2.- Preparar las actas y órdenes del día de las reuniones. Enviarlas a los miembros y hacer recordatorios de estas.

Se han preparado todas las actas y ordenes del día y se ha abierto un espacio en la página web para que estén a la mano de todo aquel que quiera mirarlas. Se hacen recordatorios en las reuniones del ágora del Junantal.

Se han enviado antes de las reuniones las actas y ordenes del día al foro de la UTG y Ágora del Junantal.

  1. Mantener al día las listas de los miembros del patronato, los departamentos y sus equipos de trabajo.

Cada vez que es confirmado o dado de baja un miembro se ha actualizado el listado en la página web .

  1. Moderación de las reuniones

Todas las reuniones han sido moderadas por un miembro de secretaria.

4.-Coordinar para que se cumpla con el calendario anual de la universidad

Se ha coordinado la elección del nuevo equipo rector, la entrega de las memorias para el 2016 y la entrega para los planes de trabajo para el 2017.

  1. Recibir correos y re dirigirlos a los correspondientes departamentos y equipos.

Esto se ha ido cumpliendo según van llegando al correo de secretaria.

 

  1. Contestar los correos recibidos

Esto se ha ido cumpliendo según van llegando al correo de secretaria.

  1. Recibir las peticiones de pertenencia a la universidad, sus equipos y departamentos.

Todas las peticiones recibidas se les ha dado su curso, se ha contestado al solicitante que se ha recibido y se le ha informado del proceso por el cual va a pasar.

  1. Coordinar con Secretaria de Tseyor para que las solicitudes de alta y bajas sean ratificadas en la reunión de comisión.

Las solicitudes recibidas en el patronato se han enviado a secretaria de tseyor y cuando secretaria envía el orden del día de la reunión de comisión se ha verificado que no se haya quedado ninguna solicitud.

  1. Coordinar con Equipo de Apoyo al Ágora del Junantal para que las propuestas de los departamentos sean llevados a las reuniones.

Todos los asuntos aprobados por el patronato que deben ir a secretaria y a comisión, esta secretaria le ha enviado una petición de inclusión en el orden del dia al equipo de apoyo del ágora del junan tal para ser tratado.

 

  1. Darle la bienvenida a los nuevos miembros y proporcionarle los estatutos y la lista de los departamentos con sus equipos, fechas y horarios de reunión para que puedan elegir donde participar.

Todas las solicitudes que han sido ratificados en comisión se le ha notificado a los miembros para que estén informados y se les ha enviado copia de los estatutos y el informe de los departamentos y sus miembros

  1. Coordinar para que sean incluidos en los correos correspondientes de los equipos.

Cada vez que hemos recibido una solicitud para pertenecer a un departamento o al patronato, se le ha notificado a los coordinadores de los departamentos o equipos y también a Pigmalión para que los incluya en los correos de dichos departamentos.

En la acta No. 51 del 4 de abril del 2016 se aprobó que se enviara una carta al equipo web solicitando se revisara la posibilidad de que esta secretaria pudiera tener acceso a los correos de los miembros del patronato para así poder poner al día los correos de los que entran y los que salen y poder alilviar al equipo web y poder mantener la información al día. Se envió una carta el 6 de abril 2016 y a esta fecha no hemos recibido contestación a la misma.

  1. Dar tutoriales a los hermanos del patronato y miembros del ágora del Junantal de la información de la universidad en la página web, para que sepan acceder a ella.

Esta actividad se hizo una vez en el patronato y otra vez en el Ágora del Junantal .

  1. Mantener la información en la web al día.

Se mantiene la información al día en la web.

 

Comentarios