Tutorial de coordinadores de equipo
Bienvenidos, coordinadores.
Este tutorial está diseñado para ayudarles a gestionar sus equipos en la web tseyor.org de manera fácil y efectiva. Aquí encontrarán toda la información necesaria para utilizar las herramientas disponibles.
¿Qué es un equipo en tseyor.org?
Un equipo en tseyor.org es un espacio virtual donde los miembros pueden:
Compartir información: Todos los documentos relevantes y datos importantes estarán disponibles para su consulta.
Almacenar documentos: Aquí se guardan archivos como documentos, audios y otros recursos útiles.
Consultar fechas de reuniones: Los miembros pueden acceder fácilmente a la programación de encuentros.
Creación de un equipo
Para crear un nuevo equipo, es necesario solicitarlo a la secretaría de Tseyor. Para ello, envíe un correo a secretaria@tseyor.org, incluyendo:
Nombre del equipo: Un título que identifique claramente el propósito del equipo.
Descripción breve: Una explicación concisa sobre el objetivo y las actividades del equipo.
Nombre del coordinador y su correo electrónico: Al menos un coordinador debe ser designado para gestionar el equipo.
Este proceso es fundamental para asegurar que cada equipo tenga una estructura clara y definida.
Vídeo tutorial
A continuación puedes ver el funcionamiento viendo este vídeo, o seguir leyendo.
Estructura de la página del equipo
La página de cada equipo está organizada en varios bloques de información, que son:
Información básica: Aquí se muestra el nombre del equipo, una imagen representativa y una breve descripción que ayuda a los visitantes a entender de qué se trata el equipo.
Anuncio: Este bloque permite publicar notificaciones importantes que serán visibles para todos los miembros y visitantes del equipo. Es ideal para comunicar cambios, avisos o eventos relevantes. También se puede usar como saludo de bienvenida.
Reuniones: En esta sección se especifica el calendario o el horario de las reuniones del equipo. Es importante mantener esta información actualizada para facilitar la participación de todos.
Información adicional: Este bloque es opcional y puede incluir datos como el correo electrónico de contacto del equipo u otros datos.
Carpetas: Aquí se encuentran las carpetas del equipo, donde se almacenan todos los archivos relevantes.
Últimos archivos: En esta sección se muestran los archivos más recientes que se han añadido a las carpetas del equipo, lo que permite a los miembros estar al tanto de las actualizaciones.
Últimos informes: Aquí se pueden consultar actas, órdenes del día, anexos y otros informes del equipo, asegurando que todos los miembros estén informados sobre el progreso y las decisiones tomadas.
Coordinadores: Esta lista muestra a los coordinadores del equipo, facilitando que los miembros sepan a quién dirigirse para consultas o apoyo.
Miembros: En esta sección se listan todos los miembros del equipo, promoviendo un sentido de comunidad y colaboración.
Administración: Este panel es exclusivo para los coordinadores del equipo y les permite gestionar toda la información y las configuraciones del equipo.
Funciones de los coordinadores
Los coordinadores desempeñan un papel crucial en la gestión del equipo. Sus funciones incluyen:
Gestionar la información del equipo: Actualizar la descripción, imagen y otros datos relevantes para mantener la página del equipo informativa y atractiva.
Manejar carpetas y archivos: Organizar y mantener los documentos en las carpetas para que todos los miembros puedan acceder a ellos fácilmente.
Generar informes: Asegurarse de que las actas, anexos y otros documentos importantes estén disponibles para todos los miembros.
Administrar miembros: Invitar a nuevos miembros, aprobar solicitudes de ingreso y designar a otros coordinadores según sea necesario.
Configurar paneles de información: Personalizar los bloques de anuncio, reuniones e información adicional para que reflejen las necesidades del equipo.
Panel de administración del equipo
Este panel solo les aparece a los usuarios coordinadores.
Invitaciones al equipo
Los coordinadores pueden invitar a nuevos usuarios a unirse al equipo de dos maneras:
Por correo electrónico: Si conocen la dirección de correo de la persona que desean invitar, pueden enviarle una invitación directamente.
A usuarios con cuenta web: Si la persona ya tiene una cuenta en tseyor.org, pueden buscar su nombre y agregarla a la lista de invitación.
Pasos para invitar:
Verifique la cuenta: Antes de enviar una invitación, compruebe si la persona tiene una cuenta en la web.
Usar el buscador: Utilice la función de búsqueda para encontrar a los usuarios y agregarlos a la lista de invitación.
Agregar por correo electrónico: Si no tienen cuenta, simplemente ingrese su correo electrónico en el campo correspondiente.
Una vez se pulsa el botón INVITAR los usuarios recibirán un correo con la invitación para unirse al equipo. Tendrán la opción de aceptar o rechazar la invitación. Si aceptan, se convertirán en miembros del equipo.
Ventajas de ser miembro del equipo en la web
Los equipos en tseyor.org son una representación virtual de los equipos reales ya existentes. Aunque los miembros de un equipo real no están obligados a registrarse en la web y unirse al equipo virtual, hacerlo ofrece varias ventajas:
Acceso fácil a la información: Los documentos, informes y archivos estarán organizados y a un clic de distancia.
Acceso rápido desde "Mis equipos": Los miembros pueden ver todos los equipos a los que pertenecen en un solo lugar, facilitando la navegación.
Notificaciones sobre actividades del equipo: Los miembros estarán informados sobre reuniones y eventos importantes.
Solo en el caso de los equipos con información sensible o privada, ser miembro del equipo en la web es un requisito esencial para acceder a dicha información.
Solicitudes de ingreso
Los usuarios también pueden solicitar unirse a un equipo directamente desde la página del equipo. Esto permite que cualquier persona interesada se integre y participe en las actividades del grupo.
Los coordinadores del equipo recibirán dichas solicitudes y podrán aprobarlas o rechazarlas. En cualquier caso los usuarios recibirán notificaciones por correo del proceso de sus solicitudes.
Carpeta de archivos del equipo
La carpeta o carpetas del equipo donde se ubican los archivos serán en la mayoría de casos de pública consulta y descarga.
En otros equipos se puede configurar las carpetas, o algunas de ellas para que sean privadas o incluso para que los miembros del equipo, y solo los miembros, puedan colocar archivos libremente.
Para la configuración de esos permisos de acceso a las carpetas, es mejor hablar con el equipo web, quien os ayudará a configurar dichos permisos.
Crear un nuevo informe
Podemos pulsar el botón “+” que aparece en el cuadro de últimos informes.
Esto nos llevará a un formulario donde podremos empezar a redactar el informe.
Después de elegir qué tipo de informe (orden del día, acta, anexo, informe…) y redactar el contenido, podemos adjuntar audios y otros archivos adjuntos si es necesario.
Una vez finalizada la entrada de datos, pulsaremos en el botón GUARDAR. Es importante que el estado del informe quede en modo “publicado” o de lo contrario no se verá.
Recomendamos que si existen anexos en un acta u orden del día, crear primero los anexos (crear nuevo informe) y luego usar el enlace a cada anexo para incluirlo en el acta u orden del día. Si los anexos son documentos en Word u otro formato de archivo, es mejor adjuntarlos como archivos.
Ver mis Equipos
Si queremos ver o saber en qué equipos estamos, podemos ir a la pestaña de “Comunidad” y luego “Equipos”. Ahí podemos ver todos los equipos.
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